La gestion de projet digital a évolué avec la montée du travail hybride
Désormais, il est courant de piloter des équipes réparties entre présentiel et télétravail. Cette organisation offre de la flexibilité, mais pose aussi des défis spécifiques : communication, cohésion, gestion du temps… FABL Conseil partage ici ses méthodes et conseils pour réussir ce type de projet.
Les fondamentaux d’un pilotage hybride
- Définir des objectifs clairs et partagés : le fait que tout le monde soit aligné que ce qui est attendu ne pourra que vous aider à maintenir les collaborateurs du projet motivés et éclairés. À distance, certains peuvent vite se sentir isolés si les objectifs ne sont pas partagés équitablement.
- Mettre en place des rituels réguliers : se retrouver même par visio crée un lien entre les collaborateurs. Pendant la période Covid, qui n’a pas passé du temps en visio avec son voisin de bureau tout en travaillant car les moments de collaboration lui manquaient ? Aussi, prévoir des moments où tout le monde se rejoint afin de faire un point d’avancement (associé à un bon déjeuner par exemple) est important pour garder cet esprit d’équipe.
- Utiliser des outils collaboratifs adaptés : selon les équipes, mettre en place des outils sera nécessaire pour que les collaborateurs puissent faire un suivi de leurs avancées et de celles des autres puisque la plupart des projets dépendent des actions des uns et des autres. Selon la technicité de l’équipe, la mise en place de Trello ou de Jira pour le suivi Kanban sera une bonne idée et d’avoir Google Drive ou Microsoft SharePoint nécessaire pour la centralisation des documents. De même, un outil de visioconférence comme Google Meet ou Microsoft Teams sera primordial.
Les bonnes pratiques de communication
- Favoriser la transparence et l’écoute : Laisser la place à l’humain dans la gestion de projet hybride fait partie des sujets à ne pas oublier. En effet, pour se sentir bien, les collaborateurs au projet auront besoin de se sentir écoutés mais aussi d’avoir une vision sur les sujets. Le manager ou le chef de projet en charge devra donc partager toute information importante qui auront un impact sur l’équipe.
- Documenter les décisions et actions : Qui dit fonctionnement hybride, dit distance entre les participants. Mettre en place une documentation du projet à chaque étape mais également un suivi des actions permettra de détecter le moindre imprévu et le corriger avant qu’un impact majeur ait lieu sur le projet et/ou la cohésion de l’équipe.
- Encourager la prise de parole de tous, même à distance : Chaque personne de l’équipe projet aura sa personnalité et certaines personnes sont plus discrètes et auront besoin d’être encouragées à partager, surtout que souvent, les personnes qui n’osent pas apportent de nouvelles visions aux projets. Pour ce faire, il ne faut pas hésiter à mettre en place un tour de table en début de réunion ou une météo d’équipe que chacun remplit.
Maintenir la cohésion d’équipe
- Organiser des temps informels : comme expliqué plus haut, l’isolement est l’un des plus grands risques d’un projet en équipe hybride. Il ne faut donc pas hésiter à créer du lien via des moments du type café virtuel ou encore des ateliers ludiques avec l’équipe complète.
- Valoriser les réussites collectives : De nombreuses méthodes existent allant de la mise en avant des étapes réalisées par des remerciements lors des points d’avancement aux messages sur un canal dédié pour annoncer des réussites. Cela dépendra de votre façon de mener le projet.
- Prendre en compte les contraintes de chacun : Selon le décalage horaire ou la situation familiale des membres de l’équipe, essayez de vous adapter à eux et éviter par exemple de mettre une réunion à 9h si quelqu’un se trouve à Londres ou à 18h si une personne a un enfant en bas-âge.
Astuces pour gérer le temps et les priorités
- Découper les tâches en sprints courts : la méthode agile est la moins risquée en cas de projet en mode hybride. En effet, valider des étapes toutes les deux semaines permet d’avoir des jalons atteignables pour l’équipe et ne pas se sentir submergé par des tâches trop lourdes.
- Visualiser l’avancement : avoir un outil visuel comme un tableau en Kanban (à faire, en cours, réalisé) ou encore des tableaux de bord avec les indicateurs que l’on suit permettra de se rendre compte si le projet est toujours sur de bons rails.
- Adapter le rythme selon les périodes de présence : vous allez trouver ça basique mais il vaut mieux éviter de prévoir de grandes fonctionnalités pendant la période de Noël par exemple. Par expérience, j’utilisais plutôt cette période pour la documentation par exemple, afin de ralentir le rythme et reprendre correctement à la rentrée.
Conclusion
Le pilotage hybride exige souplesse et organisation. Avec la bonne méthodologie, il est possible de tirer le meilleur parti de la diversité et de l’agilité offertes par ce mode de travail. Chez FABL Conseil, nous serons ravis de vous aider à organiser vos projets afin que tout fonctionne.