Les appels d’offres européens représentent une opportunité de croissance, mais ils obéissent à des règles et attentes spécifiques. FABL Conseil décrypte les particularités et livre ses conseils pour maximiser ses chances à l’international.
Les différences avec les appels d’offres privés
- Procédures plus formalisées : répondre à un appel d’offres public va demander au client de réaliser différentes actions afin de pouvoir publier sa consultation. En effet, la publication (au JOUE si l’on parle d’appel d’offres européen) est obligatoire ainsi qu’un dossier de consultation avec un cahier des charges détaillé incluant l’ensemble de exigences, les critères de sélections mais aussi les modalités de soumissions pour les fournisseurs.
- Critères d’attribution souvent plus détaillés : pour vous, en tant que fournisseur, l’avantage de l’appel d’offres public est qu’il vous sera fourni un réel détail sur les critères qui conduiront au choix final : ils se divisent souvent en 3 parties : technique soit les besoins métiers, RSE et financier qui est réalisé via l’outil de Bercy.
- Importance de la conformité linguistique et juridique : il s’agit d’un point essentiel à ne pas laisser de côté : il sera indiqué dans le dossier de consultation si le client est soumis au droit français ou d’un autre pays mais également la langue dans laquelle vous devez rendre votre offre.
Préparer son dossier
- Analyser le cahier des charges en profondeur : si vous souhaitez remporter l’appel d’offres, prenez du temps (ou un outil IA très bien paramétré) pour analyser le cahier des charges fourni par le client. En effet, c’est bien dans ce document que vous allez comprendre son besoin mais surtout ses priorités. Lire entre les lignes n’est pas une option.
- Adapter sa proposition au contexte : chaque client est différent. Par exemple, de mon expérience, parler de votre force dans l’aérien sans faire la moindre mention de vos clients ferroviaires en début de dossier risque de ne pas envoyer le bon message si le client est un opérateur du rail car il aura une impression d’être un client secondaire pour vous.
- Prévoir la traduction et l’harmonisation des documents : fournir un dossier qui donne l’impression d’avoir eu 10 rédacteurs ou avec des textes mal traduits peuvent envoyer un message de manque de rigueur. Cependant, il faut noter que ces phases de relectures et harmonisations doivent être intégrées au planning.
Points de vigilance
- Respecter les délais, souvent stricts : soyez vigilant aux dates indiquées dans le dossier de consultation. En effet, ces consultations sont très souvent soumises au fait de charger vos offres dans un outil informatique qui sera fermé au créneau communiqué. Même 30 minutes de retard pourraient vous empêcher de participer car aucun dossier ne pourra être accepté ensuite.
- Anticiper les demandes de preuves et certifications : même si les preuves de certifications ou de certaines de vos expériences ne sont pas demandées formellement, vous pouvez vous attendre à recevoir une demande de complément assez rapidement après début de l’analyse par le client. Prévoyez donc déjà un dossier avec les éléments qui pourraient vous être demandés, cela vous fera gagner du temps.
- Se renseigner sur les partenaires potentiels dans d’autres pays : si vous répondez à un appel d’offres pour un client qui opère dans plusieurs pays, s’entourer de partenaires locaux pourrait faire mouche car cela enverra un message sur le fait que vous avez été au-delà du cahier des charges. En effet, le client pourra facilement se rendre compte que vous êtes déjà à l’étape du questionnement opérationnel de la prestation.
Conseils pratiques
- S’appuyer sur des retours d’expérience : si vous avez des collaborateurs ou des partenaires ayant déjà travaillé avec ce client, n’hésitez pas à leur demander comment fonctionne cette organisation et quelles sont leurs valeurs. En effet, cela vous permettra d’adapter votre dossier à ce qui va vraiment les toucher.
- S’entourer d’experts si besoin : vous êtes l’expert concernant votre expertise mais avoir un appui d’experts selon les phases peut vous permettre de limiter le risque « d’avoir la tête dans le guidon ». Avoir des personnes externes pour des phases de relectures ou encore un juriste pour le projet de contrat proposé n’est pas un bonus, cela peut vraiment changer la donne.
- Valoriser ses références internationales : A nouveau, si vous souhaitez travailler avec des organisations ayant des missions internationales, montrer votre expertise dans plusieurs pays renforcera votre image de fournisseur sérieux pour la prestation.
Conclusion
Répondre à un appel d’offres public demande rigueur et anticipation, mais c’est aussi une formidable opportunité d’élargir ses horizons. En effet, il s’agit très souvent de contrats pluriannuels qui vous permettront de prouver votre expertise sur du long terme. Chez FABL Conseil, nous sommes là si vous souhaitez une relecture de vos dossiers ou même une analyse complète du dossier de consultation reçu.